Dalle definizione di smart working ai suoi benefici, ecco come cambia l’ufficio oggi!
A chi non è capitato almeno una volta di pensare “Ah, quanto mi piacerebbe lavorare da casa?”
Se non a tutti, sicuramente a molti.
Detto fatto, ecco la necessità di proteggerci ed evitare il più possibile il contagio da Coronavirus, l’emergenza sanitaria internazionale che ha portato molti lavoratori, soprattutto d’ufficio, a lavorare da casa.
Una scelta che, anche quando si saranno calmate le acque, risulta essere efficiente, sostenibile e redditizia non solo per la soddisfazione del lavoratore, ma anche per la produttività dell’azienda.
Smart working: che cos’è?
Prima di iniziare, vediamo secondo la definizione normativa n.81/2017 cos’è lo smart working: “Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabiliti mediata accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorisce la crescita della sua produttività.”
Oggigiorno sono molte le aziende che introducono questa modalità di lavoro agile, secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete.
Quali sono i benefici dello smart working?
Lo smart working contribuisce ad un aumento della produttività, l’autonomia, il benessere, la collaborazione e un equilibrio tra lavoro e vita privata. Inoltre, grazie al lavoro agile, diminuisce lo stress, gli spostamenti e di conseguenza l’inquinamento e soprattutto gli spazi inutilizzati.
Secondo un’indagine svolta dal dipartimento di Ricerca di World Capital è stato stimato che riprogettando gli spazi a uso ufficio e adottando strategie di lavoro agile, la produttività aziendale può aumentare del 25% circa.
3 punti chiave dello smart working per iniziare
I 3 aspetti fondamentali da prendere in considerazione per introdurre lo smart working nella propria azienda sono: tecnologia, comunicazione e workplace.
1) Tecnologia
Una bella postazione non serve a nulla, se non si hanno gli strumenti giusti per lavorare.
Per uno smart working in piena mobilità, come suggerisce Luca Brusamolino, Ceo & Smartworking Coach di Workitect: “Lo smart worker deve avere a disposizione un laptop, un voip phone, delle app di video conference e connettività alla rete aziendale, questo tramite collegamento VPN. È molto importante, per preservare la sicurezza della propria rete aziendale, non accedere ai dati con le proprie reti personali. Oltre a questo è importante rendere smart anche tutta la documentazione cartacea, prediligendo archivi digitali come cloud storage.”
2) Comunicazione
Anche se ti trovi a lavorare da remoto, è importante continuare a mantenere una solida comunicazione con il team di lavoro. Al via a video call, telefonate vocali, gruppi WhatsApp, e tutto quello che può contribuire ad aggiornarsi ed a sviluppare nuove idee da mettere in pratica.
“Oltre a questo, è importante utilizzare strumenti come il Calendar Condiviso, che ci permette di condividere la nostra agenda e quella degli altri, in tempo reale. Questo non è un modo per autocontrollarci, ma per capire quando siamo disponibili e gestire al meglio il nostro lavoro, anche fuori dall’ufficio.” commenta Luca Brusamolino di Workitect.
3) Workplace
Che il lavoro sia svolto in ufficio, o da casa, è fondamentare che lo spazio sia flessibile.
Oggi infatti si predilige il “desk sharing” e il “clean desk”, ovvero una scrivania non assegnata che va riassettata ogni volta che viene utilizzata. I documenti non si lasciano più sui tavoli, ma vengono riposti nei propri “locker” o, meglio ancora, digitalizzati. Questo permette al lavoratore di avere sempre con sé il suo “lavoro”, senza essere fisicamente nel suo ufficio.
Come cambia l’ufficio oggi: spazi flessibili
Nel 1970 servivano circa 56 mq in media per persona, oggi quasi tutti scelgono l’open space.
Le metrature degli uffici si fanno sempre più contenute, mentre gli spazi acquisiscono un’identità emozionale/esperienziale.
Si preferisce la pianta open space per permettere una maggiore inquadratura dell’ambiente lavorativo e vetrate trasparenti, per garantire un’elevata luminosità degli spazi.
Cresce inoltre la sensibilità allo spreco economico, favorendo le illuminazione a LED, capaci di garantire un minor spreco ed una maggiore efficienza.
Questi nuovi spazi flessibili sensibilizzano il lavoratore alla collaborazione, alla contemplazione, alla concentrazione e alla comunicazione, oltre a minimizzare i costi e massimizzare le performance.
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